Giúp cán bộ, công chức, viên chức tiếp cận với cách làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, đồng bộ và quy chuẩn hóa về CSDL thông tin về hồ sơ đối tượng người có công, phục vụ cho mục tiêu tổng hợp được một cách hiệu quả trên quy mô toàn tỉnh, phục vụ công tác của lãnh đạo ở tầm vĩ mô
Trước đây hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng; lưu theo từng xã/phường/thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt; thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho nên theo thời gian hồ sơ mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ bay bổng khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian. Nếu chúng bị hủy hoại do thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được.
Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Trong khi đó số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung; hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ, kiểm tra, thanh tra.
